DETECCION DE NECESIDADES FORMATIVAS
¿POR QUÉ REALIZAR UN ESTUDIO DE DETECCION DE NECESIDADES FORMATIVAS EN MI EMPRESA?
La Formación es un elemento importantísimo dentro de cualquier organización. Además de ser un factor de motivación es la herramienta de la que se dispone para mejorar y adaptar al trabajador/a a los continuos cambios que se producen en el Mercado. Si se quiere conseguir una adaptación continua a las necesidades de cada cliente, no queda más remedio que conocer las necesidades formativas que precisa nuestra plantilla, con objeto de adaptarla con el tiempo suficiente a las nuevas exigencias que se producirán.
No hay peor error que proporcionar Formación a nuestros trabajadores/as de forma indiscriminada. Todo proceso formativo requiere de un estudio previo de situación que nos conducirá conocer las necesidades reales del Staff. Sólo así lograremos planificar y programar con fundamento las acciones formativas a realizar.
El Equipo GIRH (Gestión Integral de Recursos Humanos) realizará un Estudio de Detección de Necesidades Formativas cuando la empresa lo requiera, ya sea por cambios en el mercado, cambios organizativos o reestructuración de puestos de trabajo. Una vez analizados estos cambios con la Dirección, se establecerán las nuevas competencias de cada puesto de trabajo y, en comparación con las competencias del personal, se realizará un Informe final destacando los Conocimientos, Habilidades y Actitudes a adquirir por el personal, con objeto de seguir siendo competitivos en un mercado cada vez más exigente.
El Proceso de Detección de necesidades de Formación nos lleva a la creación de perfiles , que permite dar una idea de las competencias que deben tener los formadores y para dar una respuesta oportuna a las necesidades del mercado formativoa a través de personas bien calificadas. en orden logico procedemos a diseñar los programas de formación, los módulos, cursos, programas , entre esas actividades estan: la creación de estrategías para el aprendizaje, es aquí donde nos preguntamos ? debemos de cambiar nuestras formas de enseñar , el famoso como,? ?ya es hora de adoptar las TIC, en nuestro quehacer formativo? ? y si no adoptamos a las Tic como estrategías para el aprendizaje,las otras vamos a incorporar a futuro?
Si se determina que debemos de adoptar a las Tic, debemos comenzar por el principio, es decir realizando el proceso de determinación de necesidades formativas para las TIC, preguntándonos que tanto sabemos de ellos, ¿COMO pueden ayudar a mejorar mi capacidad docente, existe el ambiente para introducir las TIC, ? habrá resistencia al cambio, poseemos el hardware y los softwares necesarios, quienes nos van a formar? , a dónde queremos llegar con ellas. hay tantas preguntas, pero hay mas respuestas para satisfacerlas.
El proceso estándar es el siguiente, aunque puede ser modificado e incluso
realizado en su modalidad a distancia:
1ª Etapa. Entrevista con el Responsable de Formación.
Objetivos:
- Conocer la Política de Formación y de RRHH de la empresa.
- Examinar los planes formativos de los 2 últimos años y sus evaluaciones.
2ª etapa. Definición de fuentes de información.
Objetivos:
- Examinar la descripción de puestos de la empresa y los documentos de gestión
por competencias.
- Determinar qué instrumentos utilizar para la recogida de información.
- Elaborar un cronograma adecuado a las actividades cotidianas de la empresa.
3ª etapa. Recogida de información.
Objetivos:
- Elaboración y aplicación de cuestionarios a los trabajadores.
4ª etapa. Análisis de resultados y propuesta de mejora.
Objetivos:
- Elaborar conclusiones del análisis
- Establecer posibles acciones de mejora del nivel formativo de los trabajadores,
a nivel empresarial y en la propia gestión del desempeño y el plan de carrera de
cada empleado.
5ª etapa. Plan de Formación Interno.
Objetivos:
- Establecimiento del índice de satisfacción del cliente interno.
ELABORACIÓN DEL INFORME DEL DNC
La razón por la cual la empresa necesita la capacitación es debido a que esta debe atender, las necesidades manifiestas y encubiertas de todo el personal, ya que al ser éste el recurso más importante, es imprescindible que funcione independientemente.
La capacitación soluciona y detecta las causas por la cual la empresa no alcanza sus expectativas y estos se ven reflejados en los resultados como puede ser el índice de ventas, las quejas del cliente y devoluciones del producto.
Con el programa de capacitación de personal se mejorarán los siguientes aspectos:
· Eficiencia y calidad en los procesos de trabajo.
· Mejor funcionamiento y coordinación de las actividades.
· Que la empresa atienda las necesidades del personal.
· Mayor relación empresa−personal.
· Mejor servicio al cliente.
· Que exista mayor identidad institucional.
Presentación de problemas detectados en la empresa de lo general a lo particular:
General:
Inducción. Es conveniente que todo el personal conozca la empresa, sus orígenes, metas, objetivos, misión, visión, sus principales éxitos, los errores que se cometieron en los fracasos, conocer la estructura organizacional y los productos que ofrecen.
Calidad en el servicio. Debido a que el cliente es imprescindible para la empresa, se le debe de dar la mejor atención que se logra con un buen servicio de calidad e imagen que proyecte la empresa a sus clientes.
Habilidades administrativas. Este contempla la planeación, organización, control de actividades entre otros.
Particular:
· Tipo de venta.
· Liderazgo y comunicación.
· Manejo del internet.
· Paquetería de windows.
· Elaboración de traspasos.
· Elaboración de pedidos especiales.
· Informática.
· Elaboración de marbetes.
La metodología utilizada para obtener los datos anteriores fue:
La primera actividad realizada fue una entrevista sencilla a todo el personal, en la cual les preguntamos qué actividades desarrollaban, los materiales e instrumentos necesarios. Existió mayor comunicación con el gerente, ya que a falta del manual de organización en la sucursal, nos proporcionó información importante, como es el ambiente físico requerido para cada puesto, índices de eficiencia y otros.
Posteriormente se procedió a diseñar los cuestionarios que serían aplicados a todo el personal: uno para el gerente, otro para los jefes y un último para los subordinados; los cuales tuvieron como fin, obtener la información necesaria para detectar las necesidades de cada uno de ellos.
Una vez diseñados, se teclearon y se aplicaron al personal. Las preguntas se enfocaron en datos del colaborador, programas de capacitación de la empresa, problemas o factores de su puesto que impiden su desempeño, conocimientos requeridos, entre otros, el cuestionario se aplicó en primer lugar al gerente y, posteriormente a los demás colaboradores.
Una vez obtenida la información, se procedió a analizarla, a resaltar los problemas existentes y sus posibles causas.
Con esto, obtuvimos la idea de las posibles mejoras, pero aún no era suficiente, por lo que aplicaron unas preguntas más específicas a todo el personal en lo concerniente a conocimientos y habilidades requeridas.
Con los datos recabados en estos dos cuestionarios, las necesidades fueron más visibles. A partir de aquí, se llenaron algunos formatos (presentados en la planeación del DNC), que consisten en:
Formato 1: Identificación de problemas por área.
· · Formato 2: Determinación de áreas críticas
· Formato 3: Características de áreas críticas
· Formato 4: Análisis de la información.
En el formato 1 se anota el tipo de problema y los puestos que lo presentan. Los tipos de problemas pueden ser generales de operación, de organización y de desempeño; en el formato 2 se anotan las causas y el área crítica; en el formato 3 se presenta la función crítica o problemática y los conocimientos, habilidades y destrezas y actitudes requeridas; en el formato 4 se presentan las necesidades manifiestas de capacitación, que contiene: situación y nombre del personal, puesto, conocimientos, habilidades y actitudes nuevas.
Por último, se presenta un formato de las necesidades encubiertas, que contiene: el nombre del colaborador; conocimientos, habilidades y destrezas, y el nombre del curso.
Además de lo anterior, se realizaron observaciones y se consultaba a los colaboradores si teníamos alguna duda en cuanto a algún procedimiento o técnica.
Las acciones propuestas para la solución de los problemas detectados son:
Inducción: Se requiere que todo el personal se identifique con la empresa, con la finalidad de obtener una mejor relación con ésta, para que exista mayor comunicación, trabajo en equipo y a su vez se sientan comprometidos para reducir y evitar problemas que podrían ir surgiendo, esto se podría evitar dando a conocer al personal, la misión de la empresa, visión, cultura organizacional, valores, orígenes, objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo.
Se recomiendan cursos.
Calidad en el servicio: En el servicio hay que pensar tanto en el cliente como en los colaboradores, por lo que
inculcar la cultura de servir dentro y fuera de la empresa, estamos asegurando una buena imagen, por lo tanto
toda persona que quiera trabajar en la empresa tendrá que tener esa sensibilidad en el servicio, sabrá y conocerá la mejor manera de tratar a sus clientes y compañeros, lo que hará que se fomente y fortalezca la comunicación, cooperación, trabajo en equipo y sobre todo que los clientes estén satisfechos con el servicio que se les presta.
Se recomienda un curso−taller de como servir, denominado Calidad en el Servicio.
Habilidades administrativas: De acuerdo a los resultados del cuestionario aplicado a todos los colaboradores, a las entrevistas y la observación se reflejo que hace falta en las actividades realizadas la planeación, la organización, el trabajo en equipo, mejores relaciones interpersonales; y por esto se recomienda un curso−taller sobre la administración en el trabajo, denominado Habilidades Administrativas.
Además de aplicarlo, es conveniente evaluar los resultados cada determinado tiempo, con el fin de tomar medidas al respecto; como sería un repaso del mismo o un taller más avanzado. Estos aspectos no deben descuidarse ya que son esenciales para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.
Técnicas de venta: Debido a que esta sucursal se dedica exclusivamente a la venta de productos, se deben considerar aspectos como son: el trato al cliente, el entusiasmo, la empatía, perseverancia, la persuasión, el sentido del humor, reconocer el tipo de cliente, la imagen personal mediante unas platicas de técnicas de venta, se pretende resolver y mejorar este aspecto importante.
Liderazgo y comunicación: En la empresa debe existir una identificación entre el mismo personal, que se relacione y no exista diferencia entre ellos, cuando se logra que exista armonía en el grupo de trabajo, se refleja en las actividades. El liderazgo se refiere en, como una persona puede dirigir a un grupo de trabajo eficientemente.
Se recomienda que existan reuniones quincenales, donde asista todo el personal, para dar a conocer todas sus diferencias, opiniones, sugerencias, con esto se lograría una mayor y mejor comunicación y respeto.
Manejo del internet: Hoy en día es una gran fuente de comunicación e investigación, por lo que la empresa requiere capacitar al personal en el e−mail (correo electrónico), ya que la matriz (boxito Mérida) de este grupo se comunica de esta manera.
Al saber acceder a internet (e−mail), se obtendrían mayores beneficios ya que no se perdería tiempo en este proceso. Se recomienda dar un taller de internet a las personas que requieren datos de la matriz (boxito Mérida.
Paquetería de windows: Es importante para que el personal encargado de captar y manejar información referente a los productos, obtener información acerca de los precios, se requiere que conozca, todo el personal este programa con esto se evitarían confusiones y problemas que con respecto a la información referente a ventas. Se recomienda impartir un curso sobre paquetería de windows, al personal que lo requiera.
Elaboración de traspasos: Se requiere elaborar de forma eficiente ya que es una compra que demanda el cliente, ya sea para el día siguiente o algunos días más. Es una triangulación que se realiza con el almacén, una sucursal y el grupo que lo solicita. Se propone atender de inmediato esta necesidad y supervisar que no exista esta.
Elaboración de pedidos: Otro problema detectado en algunos colaboradores fue elaboración de pedidos especiales y si estos no son realizados en la forma o tiempo operativo, se atrasa el proceso y no se atiende al cliente con calidad.
Se propone atender de inmediato esta necesidad y supervisar que no exista esta necesidad y supervisar que no exista esta.
Con el curso de inducción se espera que los empleados conozcan la identidad institucional, es decir la misión, la visión, los valores y los productos que maneja la empresa. De igual manera se espera que si esto es conocido por los empleados, por lo menos se refuercen.
Triangulación y elaboración de traspasos.
Con la implantación de éste curso se pretende elevar la eficacia y la productividad en la tarea de las empleadas que estén a cargo de la misma.
Elaboración de pedidos especiales.
Se espera que el empleado que tenga que realizar ésta tarea lo haga de la manera más fácil, en menos tiempo y sin complicación alguna.
Elaboración de marbetes.
Se pretende que el empleado a cargo de esta actividad, lo haga con la mayor exactitud posible y confiable sin caer en el error.
Manejo de Internet.
Con la impartición del curso de Internet, se desea obtener resultados en cuanto a un mejor manejo de la máquina, acceso más fácil a las páginas y direcciones con el objetivo de lograr una comunicación más eficaz.
Técnicas de venta.
Se pretende que los empleados de mostrador y de sala, conozcan las técnicas usadas para lograr una venta satisfactoria y con esto aumentar la productividad de la empresa.
Habilidades administrativas.
Se espera que por medio de éste curso todos los empleados conozcan el proceso administrativo, como planear, organizar las actividades que deben llevarse a cabo, con la finalidad de que todas las actividades se cumplan adecuadamente.
Calidad en el servicio.
Con éste curso se espera que los empleados comprendan el concepto de servicio, su importancia y el compromiso de otorgar un buen servicio a los clientes.
Manejo del paquete de Windows.
Después de éste curso los empleados deberán dominar los programas básicos de Windows como lo es Word, Excel, con el objetivo de elevar la productividad en su trabajo.
Recursos necesarios para la realización del evento. ( materiales, financieros y humanos).
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